勘察设计档案管理的

现状分析与发展方向研究

安徽省城建设计研究总院

股份有限公司 王霞 于鹏 吴东彪 

勘察设计档案与新中国相伴而生，先后经历了新中国成立之初的摸索创建、“文化大革命”的重创破坏、新时期的实践发展到当今大数据的冲击重构等不同发展阶段，为服务勘察设计企业发展、服务国家经济建设和社会发展，贡献了自身的价值和力量。

勘察设计档案记载了企业勘察设计活动的创新和发展，是勘察设计企业一代又一代勘察设计人员的劳动结晶，记载了勘察设计活动的经验和教训，是勘察设计人员不可多得的宝贵财富。

勘察设计档案记载了企业发展的艰辛历程以及几代工作者的创新过程，从而汇成一种企业精神，成为一部分企业文化建设史，而企业品牌正是从企业文化中提炼出来的。勘察设计档案是展现企业文化品牌形象、反映企业发展文明、丰富企业发展特色的有力武器。对勘察设计档案进行深入挖掘，有助于对品牌形象的深入了解与有效提升。

勘察设计档案作为企业在勘察设计活动过程中直接形成的具有保存价值的记录，构成企业无形资产的重要组成部分，同时勘察设计档案具有知识属性，也是企业发展的重要知识储备。

以大数据、云计算、区块链、人工智能、云存储等为代表的新一代信息技术发展和应用，以及内外部环境受到冲击和洗礼，给勘察设计企业带来了新的挑战。勘察设计企业的档案数据正在呈指数级速度增长，档案来源除传统纸质版档案和结构化数据外，还增加了半结构化和非结构化的数据，且半结构化和非结构化数据的增速远远大于结构化数据，这些也对勘察设计档案的收集、整理、归档、保管及检索利用等环节提出了新要求。

一是档案收集工作。档案管理模式已难以对海量档案进行有效收集和科学管理，继续沿用原有管理模式势必会出现数据收集不齐全、档案分类不系统等问题。

二是档案整理工作。勘察设计档案的整理方式大多较为粗放，无法以单件的形式输入到档案管理系统，无法达到档案查全率、查准率和查找速度。

三是档案归档工作。当前，勘察设计企业多使用零散离线归档电子文件，电子文件归档的真实性以及一些文件内部的联系难以得到保证。同时，很多勘察设计企业多存在信息系统多、数据管理分散、没有统一归档到档案部门集中保存的实际情况，随着时间的推移，在企业内部形成的很多有价值的数据将会被湮没。

四是档案保管工作。大数据时代，档案的数据种类发生巨大改变，唯有选用合适的网络数据存储方式整合异构数据，才能够处理海量档案信息，合理调配档案数字化所需的资源。

五是档案利用工作。当前，档案的利用机制从对象、载体、内容到手段都发生了根本性的变化，档案的利用机制趋于多元化、个性化、实时性、时效性。

六是档案人员的技能水平。档案管理工作涉及多学科、多领域、多技术的交叉，对档案人员的技能要求也相应提高，目前大部分档案人员计算机和数字化处理技能水平仍达不到当前大数据化的档案管理要求。

此外，在工程项目的勘察设计过程中，从项目负责人到勘察设计人员，对勘察设计进度更为重视，往往忽视对勘察设计活动所产生文件材料进行存档，这也将直接影响勘察设计档案“源头”的质量。

“十三五”规划提出“实施国家大数据战略，推进数据资源开放共享”，大数据战略已经上升为国家意志和行为。大数据时代，是数字化的天下，新冠肺炎疫情加速了行业数字化的进程。勘察设计企业要遵循数据指导业务的模式，力求在这股数字化漩涡中完美转型。对于企业管理基础工作之一的档案管理，企业需要深入思考并推进管理方式变革，坚持以思维转变为导向，以推进供给侧结构性改革为主线，实现档案信息资源供给效能的最大化，以适应大数据时代的发展要求，更好地发挥勘察设计档案的功能作用，这不仅是时代赋予档案人员的艰巨任务，也是档案工作发展的必然结果。

管理思维转变

一是战略思维。勘察设计档案以一种真实、可靠的方式记录着企业的发展，随着使用档案人数的增加，其价值也会升高。勘察设计企业要转变发展思维，立足档案根本，全局和长远把握档案与大数据的关系并制定战略策略，打造以信息化、智能化为主的新型勘察设计档案管理模式。

二是全过程思维。勘察设计档案的管理要向全过程思维转变，在企业信息化建设的初期勘察设计企业档案部门便应当参与其中，事先将设定的功能模块嵌入业务系统，扩大档案收集范围，将全覆盖活动中形成的原生档案数据以及现有档案数据信息化过程中形成的档案数据等一切数据均视为档案资源，对电子文件全生命周期进行管控，实时记录电子文件流转过程中的必要元数据和过程信息等，实现电子文件的超前控制和智能化归档。

三是专业化思维。依托专业设备以及大数据处理技术平台，严格监控勘察设计档案数据接收和信息收集环节，确保信息的真实性和全面性，准确挖掘勘察设计相关档案数据信息之间的关联性。实现数据处理、储存的一体化管理，同时使用更高、更专业的网络加密技术，保障勘察设计档案数据的安全。

四是共享思维。数据资源共享是大数据时代的突出特点，勘察设计档案资源共享的前提是需要共建勘察设计档案信息资源。勘察设计企业要打破各业务系统的信息资源壁垒，进一步扩大勘察设计档案资源数据收集范围以及档案之间的关联性，使其形成一个有联系性的整体，全面实现勘察设计档案信息资源共享。

管理模式转变

一是战略规划制定。从顶层设计层面构建基于大数据的新型档案管理模式，明确勘察设计档案建设的整体目标，并将目标的实现分解为可操作、可落地的实施路径和行动计划。模式转变不仅可以更好地保护勘察设计档案文化资源，也能够在一定程度上优化完善勘察设计档案业务流程，充分挖掘其档案增值信息，加快档案管理机构职能建设，促进企业档案工作快速发展。

二是业务流程优化。在勘察设计文件形成后，要对文件进行分类、整理，并沿用至归档后的保存阶段，避免出现原有的文件形成阶段分类相对随意、文件形成者和保存者存在分类不一致的情况。在勘察设计文件归档时，实现电子文件生命周期的全过程管理，把勘察设计过程所有信息聚合起来，形成一个科学规范的序列，对每条数据进行标识，确保文件管理与档案管理工作定位保持一致。

三是数据资源建设。勘察设计档案数据资源建设，要从建立全面的数字化档案目录数据库、建立全文数字化档案资源数据库、档案资源的数据化管理三个方面入手。勘察设计企业早期的档案资源建设多采用目录数据库加全文挂接的管理模式，档案数据化就是要将企业形成的档案内部全部变成可检索的电子数据，不仅可以实现文件内容的无缝检索，还可以实现多媒体数据的无障碍检索，满足大数据处理技术对档案有效信息进行提取、挖掘和二次处理的目的，从而提高档案数据信息化管理效率和档案信息资源的利用效率。

服务模式转变

以用户对档案信息的需求为依据，通过搭建统一的界面友好、功能齐全的“档案云”服务平台，并借助科学的检索工具，完成档案信息由“静态”保护到“动态”利用的转变，实现数字档案资源的随时随地调阅。在实现大数据管理的前提下，电子档案在提供利用过程中，还可以通过远程、指纹识别和人脸识别来实现身份验证，然后在系统中进行层层审批。通过推行网上查阅审批服务以及远程服务，将用户的行为数据进行积累和整合，然后这些数据经过分析和挖掘，可以让企业档案部门在提供更快、更优质档案服务的同时，促进企业档案人员服务质量和服务附加值的不断提升。

在大数据时代的互联共享模式下，勘察设计企业要根据自身实际情况将企业内部的各个业务系统进行整合，并将产生的电子文件进行集中存储管理，各个业务系统共享这些数据，最后档案系统只与企业内部的大数据中心进行对接，不仅可以最大限度地节省对接资金，同时可以节约人力协调成本和时间。

人员赋能

勘察设计人员要有“主动归档”和“应归尽归”的个人情怀，主动将档案管理融入项目管理流程并加以设计，将收集工作与项目进度同步推进，及时收集勘察设计活动的全过程文件和数据，确保勘察设计档案的合规有效与齐全完整。档案人员要认真履行“为党管档”和“应收尽收”的职责，介入勘察设计文件形成的全过程和数据管理全流程，开展档案工作由管文件向管数据的转型研究与实践，建立健全数据管控机制和管理制度，做好数据收集、归档、管理和利用工作。

优化档案管理环境

勘察设计档案的管理涉及诸多环节，它不仅是档案部门的工作，是各业务部门的工作，还是整个企业的工作。勘察设计档案管理工作做得好与不好，势必会影响企业整体工作大局。为此，勘察设计企业要把勘察设计档案管理工作作为企业的一项重要工作来抓。一是领导重视，营造全员重视档案工作的氛围，增强企业凝聚力；二是提高员工的思想认识。员工是企业档案管理的实施者，只有树立全员档案意识，各部门人员都参与其中，才能真正做好勘察设计档案管理；三是加大相关知识的普及和教育，增强人员的法律意识和档案意识，更好地维护企业和员工的合法权益。

提升档案人员综合素质

各种应用系统的运用将对勘察设计档案业务流程、管理重心、角色定位带来较大改变，不仅拓展了勘察设计档案管理业务范围，在一定程度上增加了档案管理工作量，对档案人员的素质和能力也提出了新的要求。企业要定期组织开展培训教育工作，让档案人员掌握更多基础知识、了解勘察设计工作流程，提升各种现代化设备与信息技术应用水平，更好地服务勘察设计档案管理工作。

建立用户档案利用需求反馈机制

满足用户的档案利用需求、了解用户想法、倾听用户心声，建立基于用户的档案利用需求反馈机制，具体而言，应设立专门的档案利用反馈平台，鼓励用户进行利用信息反馈，及时关注动态信息反馈，并基于用户的反馈归纳出有意义、有价值的建议，以改进档案管理工作方法、提高档案工作效率。